Accesibilidad en Word 2010

Para los que trabajamos con documentos electrónicos desde hace años, el principio es un archivo elaborado con software procesador de texto, muy habitualmente Word, y aunque luego se precise el cambio a otros formatos para su distribución, ya sea a pdf, ePub o HTML, el inicio de la difusión de la información tomará forma desde ese punto de partida. Si tenemos en cuenta que nuestra documentación llegará a personas muy diferentes, todos los que nos dedicamos al tratamiento de información en soporte electrónico deberíamos conocer unos mínimos de accesibilidad. Se habla de un documento accesible cuando este puede ser manejado de forma independiente, y es compatible con software de lectura de pantalla (como, por ejemplo, JAWS).

Para hacer documentos accesibles, no solo hay que considerar las características del usuario lector, sino también el medio en que se vayan a reproducir. Además, hay que señalar que no se trata de modificar, sino de adaptar el medio para que lo disfruten más personas, tendiendo a la generalidad. Del mismo modo que se construyen rampas donde antes solo había escaleras, o se pone un tono a los semáforos cuando abren el paso a los peatones, la vida de las personas tiene circunstancias, como las laborales, donde determinados obstáculos, se pueden suavizar. Las distintas discapacidades visuales, a la hora de tratar con documentos de texto, pueden salvarse siguiendo algunas recomendaciones similares a las que se dan para construir documentos HTML accesibles, y Microsoft Word 2010 ofrece una herramienta denominada Comprobador de accesibilidad, también disponible para archivos PowerPoint o Excel.

Guardar con un nombre semánticamente relevante

El documento precisa de un nombre para guardarlo en nuestro disco duro, y ese nombre servirá para encontrarlo más fácilmente cuando haga falta recurrir a la información que contiene. Procura no usar caracteres especiales que supongan un problema, como guiones, tildes, signos de exclamación o interrogación. Mejor si solo se emplean caracteres alfanuméricos.

Usar estilos

No me canso de repetirlo: los estilos de párrafo facilitan a los lectores de pantalla la lectura organizada del documento, y a los maquetadores nos permite que el documento mantenga una estructura muy útil de cara a la elaboración del índice (también nombrado como tabla de contenidos o TOC) en documentos largos. Ya he hablado de ello, si te interesa, en esta otra entrada.

Los títulos deben ser cortos, y sus estilos tienen que seguir el orden (Título 2 después de Título 1…).

Especificar filas de encabezado de columna en tablas

Al iniciar una tabla, en “Opciones de tabla”, se puede marcar la opción “Fila de encabezado”, lo que permitirá al lector de pantalla distinguir esa fila de las demás, y transmitir la diferencia correctamente.

Agregar texto alternativo

El texto alternativo aparece cuando se pasa el puntero por una imagen y sirve para que las personas que utilizan un lector de pantalla sepan qué muestra esa imagen, gráfico o tabla. Debemos incluir una breve descripción para el lector.

Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la imagen y en el menú contextual aparecerá la opción Formato. Aparecerá un cuadro con opciones y una de ellas será “Texto alternativo”. Añadiremos una breve descripción de la imagen en los cuadros de texto “Título” y “Descripción”, y cerraremos el cuadro.

Espacios en blanco

Los lectores de pantalla leen los espacios adicionales, los párrafos vacíos. Después de oír “en blanco” varias veces, el usuario puede pensar que ha llegado al final del documento. En lugar de esos caracteres, se recomienda usa el formato (espaciado antes o después del párrafo) para crear espacios en blanco.

Sobre Word, solo me queda decir que no es un formato en sí accesible, que es un punto de partida y que hay que transformarlo. Mejor en HTML (+CSS), sobre el que hay cientos de páginas que se dedican a la accesibilidad web, con solo usar Google. Sobre pdf, me gustaría compartir algunos enlaces: Olga Carreras comparte algunos posts muy didácticos. Sobre ePub, escribiré próximamente cómo hacer de un ePub un archivo accesible para personas con discapacidad visual.

Futuro para filólogos

Los cambios en nuestra forma de entender el mundo se suceden rápidamente. Tanto filología como otras carreras universitarias parece que año tras año ven estrecharse su espacio en el mundo laboral. Los medios de comunicación nos hablan de periodistas mal pagados, de diplomados en Biblioteconomía que trabajan como recepcionistas, de licenciados en Humanidades que desempeñan labores para las que no hace falta el esfuerzo de terminar una carrera, y de filólogos que, en el mejor de los casos, se tienen que marchar a otros países para trabajar en la enseñanza de idiomas. Los medios modifican la percepción del mundo, y a este que escribe no termina de convencerle la nueva versión oficial de la realidad. Es mentira la frase tan repetida desde que empezó esta crisis: Es lo que hay. Hay otras opciones, al menos para aquellas personas que, con todo lo adquirido a través del hábito de la lectura, podría decirse que saben comunicarse mediante la palabra escrita o pronunciada.

Esas carreras, en casi todas sus variedades, se encuentran en horas bajas porque no miramos hacia arriba. La docencia ya no es la salida laboral para la mayoría, ni la edición, ni siquiera la corrección de textos. La economía elimina pasos que considera prescindibles, así que hay que encontrar el lugar del valor, crear el puesto que nos ponga en el centro de la necesidad. Ese pequeño margen existe, aunque todavía no lo hemos sabido ver tan claramente.

La cantidad de información que la red genera es tan enorme, que harían falta varias vidas para leer la Wikipedia, o para ver los vídeos que almacena Youtube, o para leer la cantidad de noticias y tablas que presentan los millares de periódicos online, o para hacer accesibles las fotografías. Y ahí esta el valor: en ahorrar tiempo y mejorar la accesibilidad de la información para los clientes. En ayudar al desarrollo de tecnologías OCR, en desechar las búsquedas con ruido. En vislumbrar las consecuencias de lo que está escrito, en interpretar entre líneas, en facilitar la lectura de datos que interesan, en la explicación de las gráficas y las tablas. En resumir párrafos y unir las partes de una historia que se cuenta aquí y allí, y todo ello con la coherencia que hace comprensible lo que se lee. Entre las competencias que se imparten en biblioteconomía están los resúmenes, tan útiles para recuperar información relevante. Y tan importante es generar ese resumen como hacerlo en los formatos adecuados, con la imagen que precisa el lector/auditorio al que va dirigido, y que se pueda enviar y reproducir según los estándares.

La Filología, pese a enseñarse a la antigua en la universidad, ofrece herramientas que deberían sernos útiles para trabajar en el siglo al que por fin, después de tantas promesas, hemos llegado. La docencia a ese nivel necesita un gran cambio, al menos en el menú de optativas y en la plantilla de profesores, para que se abra el camino de los futuros filólogos. Creo sinceramente que, con esas titulaciones, ahora malditas, habrá algunas opciones, siempre y cuando se complemente la formación con vista, y contemplando los años que vienen, no con el ojo puesto en el mes.

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Texto corto: Twitter

Tratamos a diario con textos más breves que aquellos en los que me dejé las pestañas en la universidad. Los 140 caracteres se han convertido en sinónimo de redes sociales, de comunicación breve e instantánea, cuando realmente solo significa Twitter. Estamos deseando contar a nuestros seguidores (followers, incluso conocidos y amigos a veces) lo que nos inspira lo que esté ocurriendo en ese preciso momento en que nos ponemos a teclear, ya sea desde el teclado o desde el teléfono con conexión a internet (smartphone).

Tanto la biografía con la que te das a conocer a los demás como los mensajes (tuits) tienen que cumplir con ese límite: los que van a leernos no tienen tiempo, de modo que tendremos que dedicarlo nosotros para sintetizar lo que queremos decir, aunque no siempre es sencillo. Esto nos pasa en Twitter, cuya característica principal es la concisión que exige su máximo de caracteres (aunque hay alternativas, no es muy acertado abusar de ellas), y eso a pesar de que el español es el peor idioma para cumplir con el límite. Siempre podemos hacer uso de sinónimos, abreviaturas, signos como =, o +, o x, acortadores de URLs (yo uso bit ly); al fin y al cabo, Twitter es un canal de comunicación distinto, y con reglas diferentes de las de un examen de lengua o una carta de presentación.

Se puede establecer una tipología de mensajes:

1.- Opiniones: expresan una idea propia o un comentario de actualidad.

2.- Informativos: “Os paso este enlace a una noticia interesante”.

3.- Promoción: de productos, eventos, servicios o nuevas entradas en blog propio.

4.- Citas de personajes famosos (no olvides entrecomillar, consignar el nombre del autor, o dejar el enlace).

5.- Pedir favores a personas con muchos followers: “¿Puedes hacer RT?”

6.- Creativos: Hay muchos usuarios que escriben pequeños poemas, chistes y comentarios que nos sacan de la realidad por un momento.

Y estos tipos se pueden incluso unir en una misma intervención; las barreras no son obstáculos insalvables.

Información y opinión caben en 140 caracteres, como se puede comprobar cada día con solo entrar a la web. Para saber cómo utilizar Twitter, lo mejor es abrirse una cuenta, compartir información que juzgues valiosa y leer cómo se comportan los demás; se recomiendan enlaces de noticias, imágenes, vídeos, y según a quién se sigue se puede obtener un gran beneficio: estar al día de noticias gracias a los periodistas y medios de comunicación, conocer los tutoriales más interesantes de software, conocer las promociones de algunas marcas, ver por dónde van a ir las tendencias más novedosas en tecnología, edición, marketing, e-learning o en lo que te interese más; para mí fue y es todo un descubrimiento. Si te interesa, te propongo este libro como guía.

La utilidad de Twitter para compartir conocimiento se estudia en universidades de todo el mundo, se explota en actos de conferencias, y hasta se relaciona con revueltas sociales. Personalmente, no recomiendo a nadie que se pierda la experiencia de usar y aprender de la red social de los 140 caracteres.

Palabras 2.0: Storytelling

Me muevo a través de diferentes webs, y en muchas llevan ya tiempo asegurando que la creatividad y la innovación serán las dos soluciones para salir adelante, que las empresas tienen que diferenciarse para encontrar su hueco. Introducen palabras nuevas en inglés, y repiten en cada post, artículo o vídeo, que no hace falta una gran inversión para atraer a los socios e inversores adecuados para nuestro negocio, que el producto que es único fracasa porque no conecta con el público, que el que se parece al mejor fracasa, porque no es el mejor, pero el que es como el mejor, pero resulta que lo supera en calidad o rebaja su precio, ese es el que triunfa. Esas palabras acompañan a una presentación limpia, diseñada en un programa que incluye espectaculares motion graphics, vídeo y sonido a modo de sala de cine, una voz desde detrás de un micrófono da pasos lentos por el escenario, frente a un auditorio repleto de variado público: desde corbatas y camisas de gemelos a peinados de desaliñado planificado con varios piercing y tatuajes, mucho iPhone, mucha tableta y mucho “trajeado” de toda la vida reconvertido en emprendedor 2.0. Casi todas las palabras se repiten, una y otra vez, buscando enganchar al que lee o al que escucha.

Algunos ponentes alaban los idiomas y las ingenierías, otros nombran el Camino de Santiago o un viaje a la India como métodos para encontrar soluciones más allá de nuestros límites habituales; finalmente llegan los que dentro de la sala proponen las humanidades como disciplinas que nos ayudarán a salir de la crisis, ensalzan los saberes filosóficos, elegir las palabras precisas de algunos periodistas y filólogos. Fuera de la sala todo eso carece de importancia, de la más escasa capacidad productiva, en favor de ingenieros fiscales o mentes informáticas. Como si de una película se tratara, todos inician la historia tras una breve presentación del protagonista, implicando al auditorio mediante preguntas del tipo de los monólogos del Club de la Comedia. El orador (speaker) hace una breve pausa, y entre el público se despiertan algunos aplausos, los primeros tímidos, luego seguros: ha tocado una cuerda sensible dentro de cada espectador con una situación del pasado, nostálgico o reciente, en la que todos se identifican en mayor o menor grado. La historia continúa hacia un final donde se abrirán las nubes, despejando en los cielos del saber, y tras los destellos del sol, una brillante moraleja. Justo al lado y en voz baja, alguien pronuncia la palabra storytelling. Es la nueva forma que quieren tener las marcas para acercarse a las personas por la vía emocional de una forma más honesta y sincera; no deja de ser un narrador, pero ahora con planes a corto, medio y largo plazo, y con un objetivo: ganar confianza. Y florecen los libros y las webs en las que lo explican con todos sus usos (storytelling político, para ventas, para coaching -otro palabro-).

Fin.

Edición colaborativa con Google Docs

La utilización de una suite ofimática tradicional para elaborar documentos, y su posterior intercambio y modificación como archivo adjunto a un e-mail entre los coautores conlleva una serie de problemas, como pueden ser la existencia de varias versiones del documento, generando incertidumbre acerca de cuáles son las últimas modificaciones e incrementando el esfuerzo necesario para la redacción y maqueta definitiva, o problemas de compatibilidad entre sistemas operativos y/o versiones de software; tiempos de espera hasta que el resto de coautores revisan el documento; riesgo de pérdida del documento por fallos humanos, de software o hardware…

Una alternativa es la edición mediante herramientas web específicamente diseñadas para el uso por parte de varios autores, como Google Docs.

Entre las numerosas ventajas de Google Docs:

  • Es gratuito.
  • La interfaz es similar a otras suites ofimáticas, por lo que no precisa entrenamiento previo.
  • Aplicaciones siempre actualizadas.
  • Compatibilidad con los formatos de archivo más comunes, como DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc.
  • Accesibilidad desde cualquier equipo con conexión a Internet y un navegador estándar, sin necesidad de descarga ni dependencia de dispositivos de almacenamiento
  • No hay que preocuparse por la versión del documento, o por el sistema operativo, porque la herramienta permite que los usuarios trabajen de forma conjunta (asincrónica o sincrónica) sobre el mismo documento, guardando la última versión de forma automática.
  • Al mismo tiempo, ofrece la opción de control de cambios e historial de revisiones (Menú Archivo > Ver historial de revisión): Tenemos la posibilidad de comprobar qué ha corregido cada uno de los coeditores del documento, gracias a la barra lateral derecha y a los colores con que se representa a cada participante. Puede resultar muy útil para las sucesivas discusiones y correcciones del contenido.
  • Notificaciones de cambios: Los autores pueden elegir ser avisados de los cambios que se hacen en el documento. El correo electrónico es la opción más común: un mensaje avisa con un enlace al nuevo documento. La mayoría de las aplicaciones de GDocs a menudo soportan RSS, lo que permite a los usuarios recibir notificaciones cuando se realizan cambios.
  • Minimiza el riesgo de contagio de virus informáticos presente en el intercambio de correos electrónicos con archivos adjuntos.

En particular, como herramienta de colaboración online, tiene las siguientes ventajas:

  • Edición multiusuario en tiempo real: varios usuarios pueden ver los documentos y hacer cambios al mismo tiempo. Existen tres opciones de visibilidad:
  1. Privado. Al crear un documento, este es privado y el creador es el único que puede acceder a él y posteriormente, si así lo desea, otorgar acceso a otros usuarios. La opción de compartir se encuentra situada en la esquina superior derecha, permitiendo compartir el documento con otros usuarios, con tres niveles de acceso (Puede editar, puede ver, puede comentar) e incluso transferir la propiedad del documento.
  2. Cualquier usuario que reciba el enlace. Cualquier persona que conozca la URL exacta puede acceder al documento. No es necesario iniciar sesión para acceder al documento.
  3. Público en la web: Aparecería en las búsquedas. Incluye opciones para permitir que todos puedan comentar o que todos puedan editar.
  • Muestra a la derecha qué usuarios están editando y permite iniciar un chat.
  • Permite añadir comentarios al texto.

También hay que conocer sus limitaciones:

  • Necesidad y dependencia de la disponibilidad de conexión a internet.
  • El usuario medio no echará de menos opciones, pero el más especializado comprobará que otras suites tienen algunas de las que carece GDocs. En estos casos, se puede guardar el archivo, utilizándolo para la edición colaborativa y, una vez que se tenga el documento definitivo, pero antes de conseguir la versión final para impresión habrá que maquetarlo en una suite ofimática offline.
  • Límites en la capacidad de almacenamiento gratuito: en el caso de los documentos de texto, los 1.024.000 caracteres, independientemente del número de páginas o el tamaño de fuente. Además, los archivos de documento subidos que se conviertan al formato de Google Docs no pueden superar los 2 MB. Existen opciones de pago para incrementar la capacidad de almacenamiento que Google ofrece gratuitamente.
  • Límites en el uso compartido: Puedes compartir un documento o un archivo explícitamente con 200 lectores y editores combinados, o bien puedes cambiar la opción de visibilidad para poner el documento a disposición de cualquier usuario. Un total de 50 usuarios pueden modificar y ver una hoja de cálculo, un documento o un dibujo. Hasta 10 usuarios pueden modificar y ver una presentación o un documento en la versión antigua de Google Docs.

La aplicación de Google Docs en el ámbito laboral y educativo irá ampliando su implantación y, por consiguiente, acelerando su grado de mejora, y de eso nos aprovecharemos los usuarios, pero también las empresas.

Productividad en el texto (III): Moverse por el documento

Teclas de navegación - MAC

Teclas de navegación en un teclado Mac

Hoy quiero comenzar por la definición del problema, debido a las dudas e inexactitudes que he visto que genera la productividad. La productividad es la producción por hora trabajada, o más exactamente, el valor agregado (lo que vendo menos lo que compro) por hora trabajada. Una vez definido el alcance de la palabra, hay que saber qué hacer para incrementar la tan cacareada productividad. Hay varias formas: Tener o desarrollar un conocimiento superior al que existe de media entre los competidores (conocer formas de realizar el trabajo con al menos la misma eficacia y eficiencia y en menos tiempo), o crear herramientas nuevas que permitan reducir tiempos o errores. Otra forma es invertir en tecnología, invertir en formación: con un ordenador de hace diez años no se trabaja del mismo modo que con lo último -o lo penúltimo, que tampoco hace falta pagar un dinero que no se tiene por algo que en tres meses costará la mitad- que ha salido al mercado.

“La herramienta más poderosa para conseguir aumentos de productividad a largo plazo es la inversión de capital por empleado”, ya sea en formación o en tecnología. Por mi parte, para incrementar la productividad trabajando con textos, me parece fundamental que la persona que tiene que pelearse con el procesador de textos a diario tenga un ordenador mínimamente decente (no me vale eso de “para documentos de texto tenemos un G3 de 1999 que funciona más que de sobra”, porque eso es una tortura, no un trabajo) y unos mínimos conocimientos para moverse por el documento y hacer selecciones de caracteres, palabras líneas, párrafos, páginas o del documento completo.

Empezando por el principio: Moverse en Word
Quiero dejar claro que soy usuario de Mac, de modo que es posible que algunos atajos no funcionen igual que en Windows, pero la opción existe, aunque cambie las teclas.

A continuación, las teclas para mover el cursor en Word: por la línea, carácter por carácter, o una línea arriba, una línea abajo: esas flechas que caen bajo la mano derecha en el teclado. Por cada pulsación, un avance o retroceso. Este movimiento se puede modificar pulsando simultáneamente la tecla, lo que se llama atajos de teclado.
Alt + flecha derecha: mueve el cursor hasta el inicio de la palabra siguiente. Si has llegado al final de la línea con este atajo de teclado, sabrás volver al inicio (Prometo no repetir el procedimiento de vuelta).
Alt + flecha abajo: Inicio del párrafo siguiente.
Comando + flecha derecha: final de la línea.
Comando + flecha abajo: final del párrafo.

En el teclado, por encima de los botones de las cuatro flechas tenemos un grupo de seis teclas. En la imagen he dejado sin sombrear lo que se denomina el grupo de teclas de navegación. Las que he coloreado funcionan de la siguiente manera:
Teclas cián y magenta hacen lo mismo que el atajo de teclado [comando + flecha izquierda/derecha]
Teclas verde y amarilla: Permiten desplazar el cursor en vertical con avances indeterminados, pero aproximadamente con dos pulsaciones se pasa la página completa.
Los atajos también funcionan con estas teclas:
[Alt + inicio (cián)/ final (magenta)] nos lleva a la primera línea de la primera o última página del documento con una sola pulsación.
[Comando + avanzar (amarillo)/retroceder(verde) página] nos lleva a la primera línea de la página siguiente/anterior.

Para un movimiento menos preciso, pero más rápido, en la ventana del documento Word tenemos una barra de desplazamiento vertical (a la derecha) que nos permitirá una visión aproximada de la longitud del documento. Existen dos botones que nos trasladarán al inicio o final del documento con una sola pulsación mediante el ratón. En la base de la ventana hay otra barra de desplazamiento horizontal para moverse por la página cuando su ancho exceda el de la pantalla.

En el próximo post, trataré de explicar la selección en Word de caracteres, palabras, párrafos, documentos completos.

Papel y píxel /2 – No todo es tan bonito en los Tag

Para continuar con la aplicación Microsoft Tag, quiero completar la información que quedó muy corta en la entrada anterior.

Los smartphones son una parte importante de la vida de sus propietarios, les mantienen conectados a la red y los convierten en clientes potencialmente, con la facilidad de no tener que teclear ninguna dirección, ni abrir buscador alguno. Una vez impreso, o en la pantalla del ordenador, el código Tag se escanea y la pantalla del teléfono se muestra la experiencia elegida.

La aplicación Microsoft Tag ofrece crear, distribuir o escanear GRATIS una gama de tecnologías que va del reconocimiento de los códigos QR o códigos de barras Tag, a lo útimo en comunicación móvil: Near Field Communication (NFC). Dependiendo de la opción, puedes crear una campaña completa, poner una frase o un número de teléfono, enlazar una aplicación, una web o un vídeo. Es un gran método de ampliación de la información, de ofrecer valor añadido al cliente, de atraerlo en definitiva hasta el producto.

Hasta aquí, todo es muy positivo, pero sigo leyendo y entonces encuentro algo que no me gusta en absoluto: los códigos Tag permiten asignar a cada dispositivo un número ID; a este punto le veo ventaja para las marcas, pero a una buena parte de los consumidores no nos gusta ni siquiera compartir la ubicación con Google, así que lo de decir cuándo y cuántas veces vamos a un determinado sitio, o usamos un determinado servicio…, habrá que ver hasta dónde llega la efectividad de esta función. Las empresas que los usan tienen acceso a herramientas gratuitas de análisis y control de datos de efectividad, que generan estadísticas de uso por hora y lugar de escaneado. Personalmente, no es que tenga mucho que ocultar, ni muchos bienes que guardar, pero resulta que esto es como publicar en alguna parte todos mis movimientos, y creo que eso es asunto de cada uno. A lo mejor Microsoft lo ve muy bien para las empresas, y las empresas lo encuentran tan atractivo como yo, pero si el cliente, que es el que dirá si funciona o yerra, no lo usa lo suficiente por proteger su intimidad (Microsoft se interesará por saber cómo funciona su producto y por qué), supongo que este punto deberán modificarlo.

Para leer más, aquí.