Accesibilidad en Word 2010

Para los que trabajamos con documentos electrónicos desde hace años, el principio es un archivo elaborado con software procesador de texto, muy habitualmente Word, y aunque luego se precise el cambio a otros formatos para su distribución, ya sea a pdf, ePub o HTML, el inicio de la difusión de la información tomará forma desde ese punto de partida. Si tenemos en cuenta que nuestra documentación llegará a personas muy diferentes, todos los que nos dedicamos al tratamiento de información en soporte electrónico deberíamos conocer unos mínimos de accesibilidad. Se habla de un documento accesible cuando este puede ser manejado de forma independiente, y es compatible con software de lectura de pantalla (como, por ejemplo, JAWS).

Para hacer documentos accesibles, no solo hay que considerar las características del usuario lector, sino también el medio en que se vayan a reproducir. Además, hay que señalar que no se trata de modificar, sino de adaptar el medio para que lo disfruten más personas, tendiendo a la generalidad. Del mismo modo que se construyen rampas donde antes solo había escaleras, o se pone un tono a los semáforos cuando abren el paso a los peatones, la vida de las personas tiene circunstancias, como las laborales, donde determinados obstáculos, se pueden suavizar. Las distintas discapacidades visuales, a la hora de tratar con documentos de texto, pueden salvarse siguiendo algunas recomendaciones similares a las que se dan para construir documentos HTML accesibles, y Microsoft Word 2010 ofrece una herramienta denominada Comprobador de accesibilidad, también disponible para archivos PowerPoint o Excel.

Guardar con un nombre semánticamente relevante

El documento precisa de un nombre para guardarlo en nuestro disco duro, y ese nombre servirá para encontrarlo más fácilmente cuando haga falta recurrir a la información que contiene. Procura no usar caracteres especiales que supongan un problema, como guiones, tildes, signos de exclamación o interrogación. Mejor si solo se emplean caracteres alfanuméricos.

Usar estilos

No me canso de repetirlo: los estilos de párrafo facilitan a los lectores de pantalla la lectura organizada del documento, y a los maquetadores nos permite que el documento mantenga una estructura muy útil de cara a la elaboración del índice (también nombrado como tabla de contenidos o TOC) en documentos largos. Ya he hablado de ello, si te interesa, en esta otra entrada.

Los títulos deben ser cortos, y sus estilos tienen que seguir el orden (Título 2 después de Título 1…).

Especificar filas de encabezado de columna en tablas

Al iniciar una tabla, en “Opciones de tabla”, se puede marcar la opción “Fila de encabezado”, lo que permitirá al lector de pantalla distinguir esa fila de las demás, y transmitir la diferencia correctamente.

Agregar texto alternativo

El texto alternativo aparece cuando se pasa el puntero por una imagen y sirve para que las personas que utilizan un lector de pantalla sepan qué muestra esa imagen, gráfico o tabla. Debemos incluir una breve descripción para el lector.

Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la imagen y en el menú contextual aparecerá la opción Formato. Aparecerá un cuadro con opciones y una de ellas será “Texto alternativo”. Añadiremos una breve descripción de la imagen en los cuadros de texto “Título” y “Descripción”, y cerraremos el cuadro.

Espacios en blanco

Los lectores de pantalla leen los espacios adicionales, los párrafos vacíos. Después de oír “en blanco” varias veces, el usuario puede pensar que ha llegado al final del documento. En lugar de esos caracteres, se recomienda usa el formato (espaciado antes o después del párrafo) para crear espacios en blanco.

Sobre Word, solo me queda decir que no es un formato en sí accesible, que es un punto de partida y que hay que transformarlo. Mejor en HTML (+CSS), sobre el que hay cientos de páginas que se dedican a la accesibilidad web, con solo usar Google. Sobre pdf, me gustaría compartir algunos enlaces: Olga Carreras comparte algunos posts muy didácticos. Sobre ePub, escribiré próximamente cómo hacer de un ePub un archivo accesible para personas con discapacidad visual.